Elektroniczny obieg dokumentów – czy warto z niego korzystać?

Każde z funkcjonujących przedsiębiorstw musi mierzyć się z niewyobrażalnie dużą ilością napływających dokumentów zarówno z wewnątrz firmy, jak i z zewnętrznych źródeł. Niektóre z dzisiejszych rozwiązań, na które składają się innowacyjne narzędzia i systemy informatyczne wspierają przedsiębiorstwa, które się z tym zmagają. Elektroniczny obieg dokumentów jest jednym z najczęściej wykorzystywanych systemów przez firmy. Sprawdź, czym on tak naprawdę jest oraz czy warto w niego zainwestować.

Definicja elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów nazywany jest najczęściej jako system informatyczny, który umożliwia stworzenie unikalnego i cyfrowego środowiska pracy w przedsiębiorstwie. Wpływa on na zautomatyzowanie procesów biznesowych, które obejmują w szczególności zarządzanie dokumentacją firmową, jak i również jej przepływ pomiędzy pracownikami.

Zalety systemu EOD

Oczywiście zalet tego rozwiązania jest bardzo dużo. Jednak do tych najpowszechniejszych i najbardziej nam znanych należą:

• zautomatyzowanie pracy przedsiębiorstwa;
• większe bezpieczeństwo przekazywanych dokumentów;
• możliwość korzystania z dokumentów w każdym miejscu i czasie;
• zoptymalizowanie kosztów;
• większa kontrola nad realizowanymi zadaniami.

Dla kogo w szczególności przeznaczony jest system elektronicznego obiegu dokumentów?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i Twoja firma zmaga się codziennie z dużym przybytkiem dokumentacji, to jak najbardziej powinieneś/-aś zastanowić się nad skorzystaniem z takiego rozwiązania. A to dlatego, że wraz z napływem nowych papierów, wewnątrz firmy może pojawić się nieporządek. Dokumenty mogą się zgubić, a pomiędzy pracownikami mogą powstawać z tej przyczyny niepotrzebne kłótnie. Najczęściej z systemu elektronicznego obiegu dokumentów korzystają instytucje lub większe firmy. Jednak równie dobrze mogą korzystać z tego rozwiązania mniejsze przedsiębiorstwa. Nic nie stoi ku temu na przeszkodzie. Jeśli tylko pojawią się problemy z przepływem informacji, to warto rozważyć pomysł wdrożenia tego systemu. A on na pewno przyczyni się do usystematyzowania i ułatwienia wykonywania codziennych obowiązków.